Guia do sistema
Como utilizar
Este guia explica como acompanhar documentos, prazos, alertas e arquivos no Controle de Vencimentos.
1. Acessar o sistema
Entre com o usuário e a senha fornecidos pela administradora. A opção Alterar senha, na tela de entrada, permite trocar a sua própria senha informando a senha atual. Para sair com segurança, use Sair no cabeçalho. Se a sessão expirar, entre novamente.
2. Entender o painel e encontrar documentos
Os cartões mostram o total de documentos, os próximos do vencimento, as renovações pendentes e os vencidos. Clique em um cartão para filtrar a lista; clique em Total de documentos para voltar a todos. Use a busca para localizar pelo nome do documento ou da empresa e o seletor para filtrar por status. Com muitos registros, a lista ganha rolagem própria; ao chegar ao limite, a rolagem continua pela página.
3. Cadastrar um documento
- Clique em Novo documento.
- Informe o nome e selecione a empresa. Se a empresa não estiver disponível, peça à administradora que a cadastre.
- Preencha a data de vencimento, o e-mail que receberá os avisos e a antecedência para iniciar a renovação.
- A data da renovação e as observações ajudam no acompanhamento; o anexo é opcional.
- Clique em Salvar documento e aguarde a confirmação. Durante o envio, o sistema mostra “Salvando...”.
A antecedência pode ser configurada entre 2 e 150 dias, conforme as opções apresentadas no formulário. Confira as datas e o endereço de e-mail antes de salvar.
4. Como funcionam os status
- Em dia — verde: ainda faltam mais dias para vencer do que o prazo visual escolhido para aquele documento.
- Próximo do vencimento — amarelo: o documento entrou no prazo visual configurado, mas ainda não chegou a hora de iniciar a renovação.
- Renovação pendente — laranja: chegou a antecedência definida para iniciar a renovação.
- Vencido — vermelho: a data de vencimento já passou.
O aviso visual tem padrão de 7 dias e pode ser ajustado no cadastro de cada documento para 7, 15, 30, 60, 90, 120, 150 ou 180 dias. Ele deve ser maior que a antecedência para iniciar a renovação, para que exista um período amarelo antes do status laranja. O sistema prioriza “Vencido” depois da data e “Renovação pendente” quando chega a antecedência configurada.
O prazo visual só altera o status amarelo; não muda os e-mails automáticos.
5. Alertas automáticos por e-mail
O sistema verifica os prazos de hora em hora. Quando o documento entra no período de antecedência configurado, envia um aviso para o e-mail cadastrado, no máximo uma vez por documento por dia. Enquanto o documento continuar vencido ou dentro da janela de alerta, os avisos podem continuar diariamente. Ao renovar, edite o mesmo cadastro e atualize as datas para que o sistema passe a considerar o novo prazo. O resultado das tentativas fica em Histórico.
Se não receber um aviso, confira o endereço cadastrado e peça à administradora para verificar o histórico de alertas.
6. Editar, renovar ou excluir
Use Editar para atualizar o cadastro existente, inclusive as datas após uma renovação. A alteração fica registrada no histórico. Use Excluir somente quando o documento não deve mais ser acompanhado; confirme a exclusão na janela apresentada. A exclusão remove o registro da lista e pode mover anexos vinculados para a lixeira recuperável.
7. Anexos
Em Anexos, usuários autorizados podem adicionar ou remover arquivos; os demais podem consultar e baixar. São aceitos PDF, JPG e PNG de até 10 MB por arquivo. Os arquivos são armazenados em uma pasta privada no Google Drive da conta que executa o Apps Script, não no computador nem dentro da planilha. O anexo é opcional e pode ser incluído ou atualizado depois.
8. Histórico do documento
Abra Histórico para consultar alterações registradas e tentativas de alerta por e-mail, com data, usuário ou destinatário e resultado. Use essa área para conferir se uma atualização foi feita e se um aviso foi enviado ou falhou.
9. Menu administrativo
O menu no cabeçalho aparece para a administradora e reúne estas ferramentas:
- Cadastrar usuário: cria acessos nos perfis Editor ou Consulta.
- Cadastrar empresa: adiciona, edita ou remove empresas disponíveis nos cadastros.
- Exportar documentos (CSV): baixa uma cópia tabular dos registros para consulta em planilhas.
- Backups e restauração: consulta cópias automáticas e restaura uma cópia selecionada.
10. Perfis de acesso
- Administradora: cadastra usuários, gerencia empresas, exportações e backups, além de consultar e alterar os documentos.
- Editor: cadastra, edita e exclui documentos e altera anexos, sem acesso às ferramentas administrativas.
- Consulta: visualiza documentos e pode consultar/baixar anexos, mas não altera registros nem arquivos.
Se um botão ou menu não aparecer, pode ser uma restrição do seu perfil. Solicite à administradora a ação necessária.
11. Backups e restauração
O sistema cria backups diários automáticos da planilha e dos anexos, mantém as 30 cópias diárias mais recentes e preserva cópias feitas antes de restaurações. A opção pode mostrar “Nenhum backup disponível” até a primeira cópia automática ser criada.
Atenção: restaurar substitui os dados atuais pelo conteúdo do backup selecionado. Antes da restauração, o sistema guarda automaticamente o estado atual em uma cópia pré-restauração. Só a administradora pode restaurar; confirme a seleção e digite RESTAURAR exatamente como solicitado.
12. Boas práticas
- Mantenha datas, empresa e e-mail atualizados, especialmente depois de uma renovação.
- Não compartilhe sua senha e saia do sistema em computadores compartilhados.
- Use o histórico para conferir alterações e alertas; não dependa apenas da cor do cartão.
- Baixe ou confira anexos importantes e mantenha os backups disponíveis.
- Se houver erro de conexão, aguarde e tente novamente; se persistir, avise a administradora.